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Text File  |  2014-10-30  |  5KB  |  113 lines
  1. Question: Can you give me some suggestions on what to buy, computer-wise, for
  2. a
  3. small business with approximately 15-20 employees?
  4.  
  5.  
  6. Answer From:   Tutor Dan
  7.  
  8.  
  9.    After many years in the business as a computer consultant doing
  10. pre-purchase evaluations for business' and trying to answer the question you
  11. asked.  I would suggest the following options
  12.  
  13. A) Option 1
  14.  1) Consult other businesses in your local of a similar type and/or size
  15.  2)  Talk to computer retailers in your area to see what type of systems they
  16. offer and recommend
  17.  3) Talk to friends that are employed where their are computers in use
  18.     Then compile all the information and make choice based on cost, program
  19. type, number of computers, type of usage (accounting, database, inventory,
  20. etc)
  21. OR
  22. B) Option 2
  23.   1) Contact one or more consultants in your local area for a detailed report
  24. and pre-purchase evaluation, based on business type, business objectives,
  25. cost, budget and over 100 different things that need to be considered ..
  26. Including
  27. (but not limited to) Purchase vs lease, equipment depreciation, longevity of
  28. equipment, upgradability/expansion of computers, and many other things
  29.  
  30. MY recommendation:
  31.    find a computer specialist in your area....I should say two of them, one
  32. an expert with business software and knowledge of hardware, and the second a
  33. expert in hardware systems with knowledge of software.. then compare the two
  34. reports that they provide you with and make your decision based on the
  35. data.. best way is to get the items they both recommend and talk over with
  36. others items only one of them recommended.
  37.    Consultants are not inexpensive.  They can run from $100 a day to $200 an
  38. hour.  But a good pre-purchase report and decision can save you much more
  39. than the cost of the 2 consultants fees.
  40.  
  41.    Here are some hint on choosing consultants
  42.    1) Do not select the least expensive  --- nor the most
  43.       a)   call around ask for rates...if they wont' give you hourly rates or
  44. a flat rate for a pre-purchase evaluation...forget them and keep calling
  45.       b)  find the lowest rate and the highest...and then pick one whose rate
  46. is in the bottom 1/3 of the range   - these are the 'hungry' folks. they
  47. provide the
  48. best job for the money.. they are more interested in a satisfied customer and
  49. the
  50. word-of-mouth advertising they will get than in getting rich
  51.      c) do this for both the software expert and the hardware expert
  52.    2) when you select 2 or 3 of each (if there are that many) try to get them
  53. to do the evaluation for a flat rate if they give you a hourly rate..   Then
  54. call around
  55. and check on those who will  give you a flat rate and see what others say
  56. about
  57. them.  Ask the consultant for references from past clients.....if they won't
  58. to do it ..
  59. be a little suspicious...but see if they can have that past client contact
  60. you - rather
  61. than you contacting the past client
  62.     3) Ask the 2 you chose (hardware and software) to come to your place of
  63. business for the evaluation - if they charge extra for this...dump them and
  64. choose
  65. another.  or if they won't come to your location...the place of business is
  66. just as
  67. important as the type of business when making the evaluation
  68.     4) try to arrange it so that they come on 2 consecutive
  69. days.....preferably the
  70. busiest. More  likely than not you are trying to cure a log jam of busy days
  71. so have
  72. them evaluate those type of days....if you are more interested in ensuring a
  73. smooth
  74. flow of work via automation then have them come on a average day.....never
  75. have
  76. them to do their evaluation on your  least busy days....it will not give a
  77. true view of
  78. your needs and will cost you more in a very  short time when you have to
  79. upgrade
  80. or expand
  81.  
  82. If you are purchasing ANY thing that costs more than you make in a day
  83. (personally) then take at least one week to research it..and be wiling to
  84. spend at
  85. least 10% of the  cost of that thing to get expert advice.   In 90% of my
  86. consultations of this type I have been able to save the client a minimum of
  87. 25% of
  88. what they were planning on getting - just based on what they saw others
  89. to do, what others said, and what sales people told them to get.....so a fee
  90. that is 10% or less of the amount you are planning to spend is well invested
  91. -- even if you decide not to buy at that time.-
  92.  
  93.  
  94. Answer From:  TeacherMR
  95.  
  96.  Make a list of basic requirements:
  97.     Word Processing, Spreadsheets, Database, Presentation graphics, etc.
  98. - Determine how many personnel will require computers.
  99. - Purchase computers from a reputable mail order supplier (e.g., Gateway or
  100. Dell) and be sure to include a minimum of 8MB or memory and 340 or 540 MB of
  101. hard disk on each station - if all of the above applications are
  102. requirements.
  103. - Select a software vendor with integrated software packages - e.g.,
  104. MicroSoft
  105. - Build a modest LAN to accomodate the workstations (e.g., Ethernet) with
  106. Windows for Workgroups and site licenses for the application software.
  107. - Be sure to purchase "support" agreements from both the hardware and
  108. software vendors.
  109. Most likely, if the person buys Gateway or Dell computers, the Microsoft
  110. Office Professional application suite will be bundled with the systems.
  111.  
  112.  
  113.